Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – wydatki, o których musisz wiedzieć jako przyszły przedsiębiorca

Spis treści

1. Jakie są główne koszty prowadzenia działalności gospodarczej?
2. Składki ZUS – największy stały wydatek początkującego przedsiębiorcy
3. Podatki i księgowość – koszty, o których łatwo zapomnieć
4. Koszty stałe firmy – lokal, media, towar
5. Pomysł na firmę, który ogranicza koszty – franczyza

Jakie są główne koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Prowadzenie firmy wiąże się z wydatkami, które pojawiają się co miesiąc, bez względu na to, czy dopiero zaczynasz, czy działasz od lat. Największe z nich to składki ZUS, podatek dochodowy, obsługa księgowa oraz koszty stałe związane z samą działalnością, takie jak lokal, media czy zatowarowanie.

Część z nich jest sztywna i wynika wprost z przepisów. Inne zależą od branży, skali biznesu i wybranej formy opodatkowania. Dla początkującego przedsiębiorcy najtrudniejsze bywa to, że wiele kosztów trzeba ponieść, zanim firma zacznie realnie zarabiać. Dlatego przy każdym pomyśle na firmę i planie na rozwój zawodowy warto rozpisać wydatki miesięczne i porównać je z prognozowanym przychodem.

Składki ZUS – największy stały wydatek początkującego przedsiębiorcy

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne to zwykle najpoważniejszy comiesięczny koszt jednoosobowej działalności. Ich wysokość zależy od tego, jak długo prowadzisz firmę i z jakich ulg korzystasz.

Nowy przedsiębiorca może zacząć od preferencji, które znacznie obniżają obciążenia na starcie:

• ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy zwalnia z opłacania składek społecznych, choć składkę zdrowotną trzeba płacić,
• preferencyjny ZUS (mały ZUS) – przez kolejne 24 miesiące składki społeczne liczy się od obniżonej podstawy,
• mały ZUS Plus – rozwiązanie dla firm o przychodzie do 120 000 zł rocznie, w którym składki zależą od dochodu.

Przy dużym ZUS składki społeczne są liczone od podstawy 5652 zł. W 2026 roku, przy uwzględnieniu dobrowolnej składki chorobowej, składki wypadkowej oraz Funduszu Pracy i Funduszu Solidarnościowego, wynoszą około 1927 zł miesięcznie. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od formy opodatkowania. 

Dla początkującego przedsiębiorcy oznacza to jedno – nawet przy niskich przychodach ZUS trzeba zapłacić. To koszt, który nie znika w słabszym miesiącu.

Podatki i księgowość – koszty, o których łatwo zapomnieć

Drugą dużą pozycją jest podatek dochodowy. Jego wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania:

•  skali podatkowej,
• podatku liniowego,
• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Każda z nich inaczej liczy podstawę i inaczej wpływa na składkę zdrowotną, dlatego wybór formy to jedna z ważniejszych decyzji na starcie.

Do tego dochodzi obsługa księgowa. Możesz prowadzić księgowość samodzielnie, ale wielu przedsiębiorców decyduje się na biuro rachunkowe lub program księgowy, co jest kolejnym stałym wydatkiem sięgającym zwykle od około 100 do 500 zł miesięcznie, zależnie od zakresu obsługi i liczby dokumentów. 

Nie można zapominać o kosztach, które łatwo przeoczyć przy planowaniu – opłatach bankowych za konto firmowe, prowizjach za płatności kartą, ubezpieczeniach czy wydatkach na sprzęt i jego serwis. Pojedynczo bywają niewielkie, ale w skali roku sumują się do konkretnej kwoty.

Koszty stałe firmy – lokal, media, towar

Jeśli Twój pomysł na firmę wymaga lokalu, dochodzą kolejne wydatki – czynsz najmu, media, wyposażenie i jego serwis. W handlu doliczysz do tego zatowarowanie, czyli pieniądze zamrożone w produktach, zanim jeszcze je sprzedasz. To właśnie te koszty najczęściej odstraszają osoby marzące o własnej firmie. Adaptacja lokalu, meble, sprzęt chłodniczy czy kasa fiskalna potrafią pochłonąć kilkadziesiąt tysięcy złotych, zanim sklep w ogóle ruszy. Dla wielu początkujących przedsiębiorców to jedna z największych barier wejścia. 

Warto więc rozważyć modele biznesowe, w których duża część tych wydatków spoczywa na kimś innym. Tu z pomocą przychodzi franczyza Żabki.

Pomysł na firmę, który ogranicza koszty – franczyza

Franczyza to model, w którym prowadzisz własny biznes pod znaną marką i korzystasz z jej systemu operacyjnego, logistyki oraz marketingu. Dla początkującego przedsiębiorcy jej największą zaletą jest to, że przenosi część kosztów startowych na franczyzodawcę.

W przypadku Żabki niski wkład własny przeznaczany jest m.in. na zakup kasy fiskalnej i uzyskanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Pozostałe koszty uruchomienia sklepu, takie jak adaptacja i wyposażenie lokalu, pokrywa franczyzodawca. Sieć dysponuje bazą dostępnych lokalizacji, z których kandydat wybiera z listy tę pasującą w wybranym regionie.

Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź podcast Franczyza od środka: co decyduje o sukcesie sklepu?.

Po stronie franczyzobiorcy pozostają koszty bieżące – składki ZUS, wynagrodzenia pracowników, obsługa księgowa i częściowe opłaty za media. Zasady rozliczeń i współpracy są określone w umowie franczyzowej, co pomaga lepiej planować codzienne prowadzenie sklepu. Jak wygląda to w praktyce, opowiadają sami franczyzobiorcy w podcaście Żabki „Żabka Biznes na dzień dobry”, prowadzonym przez Paulinę Sykut-Jeżynę i Krzysztofa Ibisza – wszystkie odcinki znajdziesz na www.zabka.pl/franczyza/podcasty.

FAQ

Ile wynoszą składki ZUS dla nowego przedsiębiorcy w 2026 roku?

Przez pierwsze 6 miesięcy można korzystać z ulgi na start i nie płacić składek społecznych, a jedynie zdrowotną. Później, na preferencyjnym ZUS, składki społeczne wynoszą około 456 zł miesięcznie, a na dużym ZUS około 1 927 zł, do czego dochodzi składka zdrowotna.

Czy da się ograniczyć koszty startu własnej firmy?

Tak. Jednym ze sposobów jest franczyza, w której część kosztów startowych, takich jak adaptacja i wyposażenie lokalu, pokrywa franczyzodawca. Niski wkład własny na start przeznaczany jest m.in. na zakup kasy fiskalnej i otrzymanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

Które koszty firmy są stałe, a które zmienne?

Stałe koszty to między innymi składki ZUS – trzeba je ponosić niezależnie od przychodów. Zmienne zależą od skali działalności, na przykład koszty zatowarowania czy pensje pracowników.

Czy franczyza zwalnia z opłacania ZUS?

Nie. Franczyzobiorca prowadzi własną działalność gospodarczą, więc opłaca składki ZUS na tych samych zasadach co inni przedsiębiorcy.

Źródła

• INFORLEX, ZUS przedsiębiorcy. Ile wyniosą składki i kto skorzysta z ulg w 2026 r., grudzień 2025.
• Wolters Kluwer, Wysokość składek ZUS przedsiębiorców w 2026 r., luty 2026.